Manual de usuario.

Índice

1.- Introducción

Este es el manual de usuario para el portal de investigación y conocimiento de contabilidad y administración de empresas. En este apartado veremos una descripción breve de todos los bloques que componen el portal y ver cada uno con detalle. Cabe destacar que el portal está en construcción y este diseño de bloque puede sufrir cambios.

Antes de nada en la imagen podemos ver los diferentes bloques que tiene el portal:

1. Bloque de noticias:
   
   
   El bloque central muestra un resumen de todas las noticias, eventos, etc. publicados en el portal ordenados por fecha de publicación de mayor o menor. Para acceder a todo el texto de la noticia se puede pulsar en el título de la noticia o en el enlace indicado con (leer más). Los servicios auxiliares que proporciona dicho bloque son: publicar noticia, se utiliza para publicar noticias relacionadas directa o indirectamente con el portal; buscar por tipo es un servicio para buscar noticias según el tipo de la noticia (PICCA, Congresos, Nueva revista academica, etc..); buscar por texto es un servicio para buscar palabras clave en noticias publicadas, RSS es un servicio para sindicación de noticias, es decir, publicar artículos simultáneamente en diferentes medios a través de un grupo o sindicato al que se pertenece. Se utiliza en portales que publican noticias cada día.
   
   
   
2. Cabecera:
   
   Una serie de accesos rápidos a servicios que ofrece el portal: inicio, nos lleva la página principal; archivo ver un histórico de noticias publicadas; foro lista de foros activos; documentación accedemos a este manual de usuario.
   
   
3. Actualidad:
   
   Este bloque es un servicio donde se muestran las ?ltimas noticias publicadas.
   
   
4. Encuesta:
   
   Bloque donde se muestra la encuesta actual. Cualquier usuario puede votar y/o consultar el resultado de la encuesta.
   
   
5. Panel de control:
   
   El bloque panel de control está más detallado en la siguiente sección.
   
   
6. Foro:
   
   En este bloque vemos los últimos mensajes enviados al foro que hayamos definido como predetermidado en este servicio.

2. Panel de control

El panel de control sirve, como su nombre indica, para controlar el acceso de los usuarios al portal. Este bloque se puede ver en dos estados:

1. Estado inicial sin iniciar sesión:
   
   En la imagen vemos un formulario con dos campos (email y contraseña) , un botón de login y dos enlaces.
   
   
   
   
   • Introducción de datos de usuario: Tenemos dos campos de un formulario donde introduciremos nuestra dirección de correo y la contraseña y un botón (login) que valida estos datos. Si no se produce ningún error entraremos al portal, en otro caso veremos un mensaje de error (por usuario no válido o contraseña errónea).
     
     
   • Regístrate: es un enlace para acceder al formulario de registro de usuarios.
     
     
     
     Como vemos en la imagen accedemos a una ventana con un formulario de registro. Para registrarse tenemos que introducir el email que será nuestro identificador para acceder al portal. Una vez entrada nuestra dirección de correo, se envía un mensaje con una contraseña aleatoria. Si vemos un mensaje como el siguiente hemos realizado bien el registro.

   

   Recibiremos un correo como el siguiente, donde se nos indica una contraseña para el acceso al sistema. Es aconsejable que la contraseña generada sea modificada la primera vez que se acceda al portal.

   
   
   Cuando nos identificamos por primera vez, el sistema nos obliga a introducir todos nuestros datos personales. Si no introducimos estos datos no nos dejará acceder a la parte privada del portal.

   •  Contraseña perdida: enlace para acceder al formulario de recordatorio de la contraseña.
     
     
     
     Como vemos en la imagen accedemos a una ventana con un formulario donde introducimos el correo para que nos envíen una nueva contraseña generada. Si no ocurre ningún problema recibiremos en la cuenta de email el nuevo password.
     
     
2. Panel de control iniciada la sesión de usuario:
   
   Cuando un usuario introduce su email y contraseña correctos le aparece un panel de control. Ya estamos identificados (aparecerá nuestro nombre) y nos aparece una serie de opciones como vemos en la imagen:
   
   
   
   
•  MyPICCA:
  
  Este servicio se utiliza para personalizar el portal. Lo único fijo son las columnas que son tres, los bloques principales que contienen el portal. Podemos personalizar los servicios que queremos en cada columna. Esta opción se encuentra actualmente en construcción.
  
  
  
•  Publicar noticia:
  
  Desde este enlace accedemos a un formulario para publicar noticias de varios tipos: noticias relacionadas con el portal, congresos o eventos, creación de nuevas revistas de investigación. Esta opción se encuentra en construcción.
  
•  Administraci?n:
  
  Esta enlace nos lleva a las acciones de administración que podemos hacer según nuestro perfil o rol que tengamos en el portal. Esta parte se comenta con más detalle en el apartado de Sistema de roles.
  
  
• Cerrar sesión:
  
  Esta opción, como su nombre indica, cierra la sesión abierta al introducir el email y la contraseña. Es un mecanismo de seguridad típico de los portales. De esta forma nos aseguramos que al cerrar la sesión nadie puede acceder a nuestros datos y modificarlos o enviar artículos para revisar en nuestro nombre, etc. Cabe destacar también que si estamos más de un cierto tiempo sin utilizar el portal (5 minutos), la sesión será cerrada y tendrás que introducir tu email y contraseña otra vez. Esto resuelve el problema de dejarse una sesión abierta en un ordenador sin darnos cuenta y que alguien pueda modificar nuestros datos.
  

3. Sistema de roles

Este portal se basa en un sistema de roles o perfiles, que permiten a determinados usuarios hacer algunas cosas que otros no pueden. El rol más general es el usuario no registrado. Este usuario no se ha registrado y no tiene acceso a la parte privada del portal. Por defecto, sólo puede descargar artículos gratuitos, consultar las noticias publicadas, etc. Cuando un usuario se registra tiene el rol de preusuario registrado hasta que actualice su cuenta de usuario, sus datos personales y profesionales. La actualización de estos datos es obligatoria la primera vez que se identifica. De hecho, sigue sin poder acceder a la parte privada del portal. Una vez introducidos estos datos, el usuario cambia su rol automáticamente al rol de usuario registrado donde se le permite, por ejemplo, poner comentarios en los artículos, crear grupos de investigación, publicar noticias sobre congresos, crear nuevas revistas de investigación, votar en encuestas, creación de foros, etc. Esta es la política adoptada por el portal ya que, el servicio de envío de artículos para que sean revisados y en un futuro publicados, es un servicio del cual necesitamos conocer a dichos usuarios.

3.1.- Rol de Preusuario Registrado

Este rol es el que posee un usuario nada más registrase. El usuario tiene usuario y contraseña, pero debe introducir sus datos antes de realiza cualquier operación en la parte privada. Una vez identificado vas directamente al formulario de actualización del perfil. Aquí puedes ver una imagen de dicho formulario:






Como vemos en la imagen, todos los campos del formulario con un asterisco son requeridos. Si no rellenas con algún valor alguno de ellos se mostrará un mensaje de error. Dicho formulario permite modificar los datos de la cuenta de usuario (password), datos personales (nombre, apellidos, dirección, apartado de correos, ciudad y país), datos profesionales (profesion, cargo, institución, centro y departamento), datos AECA (si está afiliado o no), otros datos de interés (Recepción de notificaciones sobre líneas de interés que se generan en el portal, es decir, con una cierta periodicidad se generan notificaciones que se reciben vía email sobre los temas que eligas en tu perfil). Cuando se pulsa en el botón Guardar se actualizarán los datos y se volverá a este mismo formulario para ver los cambios realizados mostrando un mensaje de éxito si se han modificado los datos correctamente o un mensaje de error en caso contrario.

Es altamente recomendable cambiar la contraseña en este paso.
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3.2. Rol de Usuario Registrado

Este rol es el que un usuario adopta después de introducir sus datos personales en el portal. Cuando accedemos al panel de administración desde el enlace de Administraci?n del menú de la derecha vemos las acciones que puede realizar un usuario registrado:





• MyPICCA.
  
  Esta opción ya se definió previamente.
  
  
• Editar perfil de usuario.

  Esta opción nos lleva al formulario para modificar las opciones de usuario.
  

• Gestión de artículos.

  Este es uno de los servicios que se proporciona por ser usuarios registrados del portal. Un usuario puede enviar un artículo a revisar en cualquiera de las revistas gestionadas por Picca. Al pulsar en este enlace se nos muestra dos nuevas acciones relacionadas a la gestión de artículos, que son: Enviar un artículo para evaluar y Listar artículos enviados. Vamos a ver cada opción por separado:
  

  • Enviar art?culo para evaluar: Cuando pulsamos en esta opci?n podemos enviar un artículo para evaluar. Este envío se realiza en tres pasos.
    
    
1. Introducir datos del art?culo: En este formulario vemos varios campos requeridos para enviar un artículo, que son: el título del artículo, el autor o autores del mismo, un campo de selección donde se especificará la revista destinataria donde se quiere publicar ese artículo y las áreas de publicacion de la revista donde queremos enmarcar el artículo. En la lista de la izquierda se cargarán todas las áreas que abarca la revista seleccionada. La lista de la derecha estará vacía y es allí donde iremos pasando las áreas de la izquierda a la derecha pulsando dos veces sobre dicha área o seleccionándola y después pulsando el botón que tiene estos signos: ">>" (mover área de publicación hacia la derecha y por consiguiente será seleccionada) y "<<" (mover área de publicación hacia la izquierda y se deselecciona). Cuando completamos dichos valores pulsando al botón de Vista previa pasaremos a una vista previa de los datos del artículo y al paso 2. En caso contrario se mostrará un mensaje de error.
   
   Ejemplo del formulario de introducci?n de datos del artículo vacío:
   
   
   
   Ejemplo del formulario de introducci?n de datos del artículo con datos de ejemplo:
   
   
   
   
2. Comprobación de los datos introducidos y seleccionar el archivo a enviar: En este formulario vemos la vista previa de los datos del artículo y tenemos un botón de Examinar... que abre un cuadro de diálogo para que seleccione el archivo del artículo a enviar. El fichero a enviar debe tener las extensiones permitidas (pdf, doc o zip) como se muestra en el formulario. El tamaño del fichero está limitado a 2Mb. Si es necesario enviar un fichero mayor, ponerse en contacto con el administrador del portal. Por último, los dos botones que contiene el formulario son: Enviar Artículo como último paso y la de volver Atrás para modificar algún dato del artículo. Si todo es correcto pasaremos al paso 3 y en cualquier caso se mostrará un mensaje de error.
   
   
   
   
3. Confirmaci?n datos del art?culo: En este ?ltimo paso comprobamos que todo está correcto y que se han generado las acciones correspondientes: Almacenamiento del archivo en el servidor, envío de una notificación por email al administrador de la revista seleccionada y el envío de una notificacion por email a su correo electrónico con los datos del artículo. En esta pantalla de información, se muestran tres enlaces: Acceder al menú de gestión de artículos, enlace que nos lleva a las dos opciones de gestión de artículos; Ver los datos del artículo, formulario para ver los datos del artículo y el estado del mismo; Listado de artículos enviados, muestra un listado en forma de tabla de los artículos enviado ordenados por fecha de envío. Aquí tenemos la imagen de ese paso 3:
   
   
   
4. El correo que recibe el usuario que ha enviado el artículo es el siguiente:
   
   
5. Y el que recibe el administrador de la revista a la que se ha enviado es:
   
   
   
   
• Listar artículos enviados: muestra un listado, en forma de tabla, de los artículos enviados ordenados por fecha de envío. La tabla contiene tres columnas: Una columna Título cuyo valor es un enlace para ver los datos del artículo, otra columna con el nombre del autor/es del artículo y una última columna con el estado en el que se encuentra el artículo: "Pendiente de selección de revisores" , "Enviado a revisores" , "Informe de revisores recibido" y "Con calificación". Aquí podemos ver una imagen con un listado de artículos:
  
  
  
  Debajo de la tabla hay un enlace "Acceder al menú de gestión de artículos" que nos lleva a las dos opciones de gestión de artículos.
  
  
  • Datos del art?culo: en este formulario se muestran todos lo valores del artículo (título, autor/es, revista destinataria y áreas de publicación seleccionadas), la fecha de envío, el estado del artículo y un enlace para descargar el fichero que se envió. Existen otros campos que aparecen cuando el artículo cambia de estado, por ejemplo, cuando un revisor introduce una calificación, el estado del artículo cambia y dicho campo será visible. En la siguiente imagen vemos un ejemplo de los datos de un artículo:
    
    
    

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3.3. Rol de Revisor de Artículos

Un usuario con este rol puede ser asignado para revisar un artículo. Un revisor podrá revisar artículos previamente asignados. Desde el panel de administración podemos acceder a las acciones que puede realizar un usuario registrado con rol de revisor:

• Listado de artículos asignados: muestra un listado, en forma de tabla, de los artículos que han sido asignados para revisión ordenados por fecha de asignación. La tabla contiene dos columnas: una columna Título, con el t?tulo del art?culo asignado y cuyo valor es un enlace para ver los datos del artículo como revisor y una columna Revisado con valores de SI o NO para comprobar qué artículos ha revisado y cuáles no.
  
  
  
  Cuando pulsamos en uno de los enlaces pasaremos a ver los datos del artículo como revisores del mismo.
  
  
  • Datos del art?culo para los revisores: este es un formulario donde se muestran todos lo valores del artículo (título, autor/res, revista destinataria y áreas de publicación seleccionadas), la fecha de envío, el estado del artículo, un enlace para descargar el fichero que se envió y por último el Informe en sí que, como su nombre indica, será el informe sobre el artículo rellenado por el revisor. Hay que aclarar que todos los artículos se revisan de forma ciega (blind), no mostrando los datos de los autores. En la siguiente imagen vemos un ejemplo de los datos de un artículo:
    
    
    
    Los dos botones que tiene el formulario, son los de Actualizar Revisión y Volver al listado. Al pulsar el primer botón lo que hacemos es que, si se ha rellenado el campo Informe, actualiza dicho informe en la base de datos y se le envía un email al administrador notificándole que se ha calificado el artículo. Dicho informe será mostrado al administrador cuando acceda al formulario donde se muestran los datos del artículo. El botón Volver al listado vuelve al listado donde se mostraban los artículos en forma de tabla.
    
  
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3.4. Rol de Administrador de Revista

Un administrador de una revista es el responsable de gestionar toda la información de una revista. Este administador se encarga de asignar los artículos enviados a la misma a revisores que abarquen las áreas de publicación de la revista. Desde el panel de administración podemos acceder a las acciones que puede realizar un usuario registrado con rol de administrador de revista:

• Gestionar revisiones: En esta acci?n se muestra un listado, en forma de tabla, de los artículos que han sido enviados a la revista a la cual es administrador el usuario. En dicha tabla vemos los artículos ordenados por fecha de envío en tres columnas: título, autor y estado del artículo. En la siguiente imagen podemos ver un ejemplo:

  
  
  

  Como vemos en la imagen el título del artículo es un enlace a un formulario para la asignación de revisores a artículos para que estos, desde el formulario de revisión de artículos, puedan descargarse el artículo y generar el posterior informe.

  • Formulario de asignaci?n de revisores a art?culos:
    
    
    

    Este formulario contiene toda la información del artículo. En la primera lista nos aparecerá el conjunto de revisores disponibles para la revista y las áreas seleccionadas por el autor del artículo. Podemos seleccionar un revisor y pinchar en Añadir para seleccionarlo en la lista de debajo (con Eliminar se vuelve a pasar arriba el revisor). Al lado del nombre del revisor aparecen los artículos que tiene actualmente en revisión. Como mucho se pueden asignar tres revisores. Cuando tengamos seleccionados los revisores, pulsando al botón de Asignar, se generarán varias acciones: se envía una notificación por email a cada uno de los revisores con el identificador del artículo para que puedan acceder a los datos del artículo y se modifica el estado del artículo. Si no se produce ningún error de validación, pasaremos a una pantalla de confirmación donde se especifican las acciones producidas. En dicha confirmación aparece un enlace para acceder a la lista de artículos enviados a la revista a la cual somos administradores.